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Virtuelle Mitgliederversammlung – geht das auch rechtssicher?

18.08.2020

Ob und wie in den nächsten Monaten Verbände Mitgliederversammlungen als Präsenzveranstaltungen durchführen können, steht in den Sternen.


Photo by Gabriel Benois on Unsplash

Darum hat der Bundesverband der Dienstleistungswirtschaft (BDWi) für seine Mitglieder einen Workshop zu digitalen Mitgliedersammlungen organisiert. Rede und Antwort standen RA Jan Mönikes (Schallast Rechtsanwälte) und Egon Huschitt (Attention Media). Mönikes ist Experte für Vereinsrecht. Huschitt ist Journalist und hat in den letzten Monaten zahlreiche virtuelle Veranstaltungen und Mitgliederversammlungen als technischer Dienstleister durchgeführt.

Rechtssichere Mitgliederversammlung

Die Bundesregierung hat mit einer bis zum Jahresende befristeten Rechtsänderung auf die coronabedingten Beschränkungen bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen von Verbänden reagiert. Zum einen verlängert sich die Amtszeit von Vorstandsmitgliedern. Damit sind Neuwahlen vorerst nicht erforderlich. Zum anderen können im Anschluss an eine Beteiligung der Mitglieder Beschlüsse in Textform gefasst werden.
Daraus lassen sich Empfehlungen ableiten. Wenn Mitgliederversammlungen nicht zwingend erforderlich sind, kann es für Verbände sinnvoll sein, auf deren Durchführung in diesem Jahr zu verzichten. Wenn dringende Beschlüsse erforderlich sind, bietet sich die Nutzung der Textform an. Ob dafür Briefe, Emails oder SMS zum Einsatz kommen, kann der Verband selbst entscheiden. Notwendig ist, dass mindestens die Hälfte der Mitglieder an der Abstimmung innerhalb der vom Verband vorgebenden Frist teilnehmen. Vor der Abstimmung müssen die Mitglieder beteiligt werden. Auch hier steht es dem Verband frei, geeignete Formate zu wählen. Von einer internen Diskussionsplattform bis zu einem digitalen Event ist vieles denkbar.

Bei der Durchführung von digitalen Events zur Willensbildung vor anstehenden Beschlüssen sollten Verbände peinlichst genau darauf achten, diese Events nicht Mitgliederversammlung oder so ähnlich zu benennen. Ansonsten drohen Klagen. Bei einer Mitgliederversammlung haben die Mitglieder umfangreiche Beteiligungsrechte. Ein digitaler Event zu einem Thema ist formlos.

Virtuelle Mitgliederversammlung

Wenn Verbände die Durchführung virtueller Mitgliederversammlungen bereits in ihrer Satzung geregelt haben, ist die Durchführung problemlos möglich. Ist das nicht der Fall, müsste normalerweise vorab von ausnahmslos allen Mitgliedern ihr Einverständnis zur Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung eingeholt werden. Die Bundesregierung will das Vereinen durch ihr Covid19-Gesetz erleichtern: Virtuelle Mitgliederversammlungen sind im Jahr 2020 auch ohne Satzungsregelung oder Mitgliedervotum möglich.

Der Gesetzgeber hat jedoch wichtige rechtliche und praktische Fragen nicht beantwortet. Ein Risiko für die Gültigkeit so einer „virtuellen Mitgliederversammlung“ lauert schon bei der Auswahl der Videokonferenz-Plattform. Auf Grund des jüngsten EuGH-Urteils zur Rechtswidrigkeit des Privacy-Shields können Plattformen, deren Daten in den USA gehostet werden, nicht mehr rechtssicher eingesetzt werden. Mönikes rät daher davon ab, ohne gründliche Planung und detaillierte Regelungen des Vereins förmliche „virtuelle“ als Ersatz für „normale“ Mitgliederversammlungen oder gar (geheime) Wahlen durchführen zu wollen. Videokonferenzen zur Information und zur Willensbildung einzusetzen, um dann getrennt davon etwa durch Abstimmungen in Textform zu entscheiden, sei der einfachere und auch rechtlich sicherere Weg.

Video-Konferenzen

Da Präsenzveranstaltungen in Verbänden zurzeit nur unter erschwerten Bedingungen möglich sind, kann es sinnvoll sein, zur Willensbildung und Information der Mitglieder auf virtuelle Formate zu setzen. Egon Huschitt setzt für diese Veranstaltungen ein Tool ein, mit dem die Speaker zusammengeschaltet werden können. Das hat den Vorteil, dass mit jedem Einzelnen vorab ein Test durchgeführt werden kann, um die vorhandene Technik im Home-Office auf Herz und Nieren zu prüfen. Seine Empfehlung ist es, der Veranstaltung vorab eine klare Struktur zu geben und einen Moderator einzusetzen. Um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, ist es wichtig für Abwechslung zu sorgen. Dafür können vorproduzierte Beiträge eingesetzt oder Stimmungsbilder / Abstimmungen grafisch aufbereitet werden. Besonders wichtig sind die Beteiligungsmöglichkeiten. Ob der Moderator die Fragen aus dem Chat stellt oder die Teilnehmer per Video ihre Fragen und Statements direkt einbringen, muss der Veranstalter entscheiden.

Fazit

Unabhängig davon, wann wieder uneingeschränkt Präsenzveranstaltungen möglich sein werden, werden virtuelle Veranstaltungen auch in Zukunft ihren festen Platz in der Verbandskommunikation haben.

Vielen Dank an das Forum der Automatenunternehmer für die Bereitstellung des virtuellen Veranstaltungsraums.  


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